VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI

Từ ngày 20/08/2016 Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bắt đầu có hiệu lực có nhiều quy định mới liên quan đến hồ sơ, thủ tục, hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, thương nhân nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện  thương nhân  nước ngoài tại Việt Nam Luật Gia Minh tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Cơ sở pháp lý

·         Luật Thương mại năm 2006;

·         Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

·         Thông tư số 11/016/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

1.      Thương nhân nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;

2.      Thương nhân nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3.      Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;

4.      Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.

5.      Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của  thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

1.      Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

2.      Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận;

3.      Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài;

4.      Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

5.      Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

6.      Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

o    Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

o    Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Các tài liệu cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự

·         Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh

·         Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:

o    Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện

o    Điều lệ công ty;

o    Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty không có dấu phải hợp pháp hoá lãnh sự hồ sơ.

Công bố thông tin về văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

1.      Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;

2.      Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

3.      Người đứng đầu văn phòng đại diện;

4.      Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;

5.      Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;

6.      Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

1.      Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.

2.      Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

 Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

1.      Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

2.      Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);

3.      Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;

4.      Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);

5.      Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở Công thương;

6.      Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

7.      Hàng năm Thương nhân nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

8.      Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

9.      Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam của Luật Gia Minh

·     Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

·     Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;

·     Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

·     Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

·     Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

·     Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;

·     Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.